Für dein Unternehmen bist du gesetzlich dazu verpflichtet, alle laufenden Geschäftsvorfälle in einer Finanzbuchhaltung zu erfassen. Ob du die einfache oder doppelte Buchführung anwenden kannst, hängt von deiner Rechtsform und der Höhe deiner Umsätze ab.
Einfache Buchführung
Als Freiberufler und Kleingewerbetreibender (Nicht-Kaufleute) mit einem Umsatz/Gewinn unter 500.000/50.000 Euro im Jahr kannst du die einfache Buchführung anwenden. Du musst nicht bilanzieren, sondern nur eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.Dafür hältst du deine betrieblichen Einnahmen und Ausgaben in einem Journal (Excel-Tabelle oder Software) chronologisch fest und ermittelst daraus am Jahresende den Gewinn oder Verlust. Korrigiert wird dieser Einnahmen-Überschuss noch durch Abschreibungen, Einlagen und Entnahmen sowie Steuerfreibeträge. Der letztendliche Saldo gilt als Einkunft aus einem Gewerbebetrieb oder aus selbstständiger Arbeit und stellt die Bemessungsgrundlage für die Besteuerung dar. Bei der Steuererklärung legst du die Anlage EÜR mit deinen Zahlen bei. Als Kleinunternehmer kannst du sogar ein eigenes Muster für die EÜR verwenden.
Doppelte Buchführung
Alle Kapitalgesellschaften, Kaufleute und Unternehmen, die in zwei aufeinanderfolgenden Jahren einen Umsatz/Gewinn von über 500.000/50.000 Euro im Jahr haben, müssen die doppelte Buchführung anwenden. Außerdem musst du als buchführungspflichtiger Unternehmer einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen. Wie der Name es schon sagt, müssen alle Geschäftsvorfälle doppelt, also auf mindestens zwei Konten, gebucht werden. Bei Zahlungsvorgängen wird grundsätzlich zwischen Ausgaben (Auszahlungen und Aufwendungen) und Einnahmen (Einzahlungen und Erträge) unterschieden. Gebucht werden muss bei einer Auszahlung beziehungsweise Einzahlung immer auf einem Zahlungsmittelkonto (Kasse, Bankkonto) und dem entsprechenden Aufwands- oder Ertragskonto. Diese doppelte Erfassung von Vorgängen bildet die Grundlage für die doppelte Buchhaltung. Buchführungspflichtige müssen beim Start des Gewerbes außerdem eine Gründungsbilanz und zum Ende jedes Geschäftsjahres eine Schlussbilanz aufstellen. Zur Rechnungslegung gehören weiterhin die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und der Anhang. Kapitalgesellschaften müssen zudem noch einen Lagebericht erstellen und alle Dokumente bis spätestens sechs Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres einreichen. Der Vorteil der doppelten Buchführung besteht darin, dass nicht nur realisierte Gewinne oder Verluste, sondern auch Forderungen und Verbindlichkeiten ersichtlich werden. Der Nachteil ist, dass es aufwendig ist und Wissen über die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung voraussetzt. Wenn du dieses Know-how selbst nicht mitbringst, dann suche dir ein Buchführungsbüro und/oder einen Steuerberater.
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